ࡱ> y{zq` VbjbjqPqP 7t::NBBBBBTJ\C\C\C\C\C\C\C\C0J2J2J2J2J2J2J$Lh'OVJF\C\CFFVJ\C\CkJJJJF"\C\C0JJF0JJJJ\CPC p/ZBFJ0JJ0JJ PnH PJ PJ\CCrJnD\D\C\C\CVJVJ J \C\C\CJFFFF!\%\% Law Office Procedures Manual for Solos and Small Firms, Third Edition C O N T E N T S About the Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi Authors Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii About the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0.1.1 Firm Rsum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0.1.2 Purpose and Use of the Office Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0.1.3 Revisions to the Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0.1.4 Questions Regarding the Office Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 APPENDIX 0.1.1 Firm Rsum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 SECTION ONE Personnel Part 1 General Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.1.1 Equal Opportunity Employer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.1.2 Disabilities Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.1.3 Family and Medical Leave of Absence Policy . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.1.4 Immigration Law Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1.1.5 Confidentiality Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.1.6 Use of Firm Work Product. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.1.7 Office Privacy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.1.8 Internet, Computer, and Telecommunications Protocols . . . . . 11 1.1.9 Policy Against Harassment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 APPENDIX 1.1.5 Confidentiality Agreement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Part 2 Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.2.1 Employee Classifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.2.2 Probation Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.2.3 Personnel Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 1.2.4 Periodic Evaluations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.2.5 Termination. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Part 3 Personal Conduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.3.1 Office Attire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.3.2 Office Dating Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.3.3 Keeping a Clean and Orderly Workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.3.4 Use of Personal Property. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.3.5 Personal Cell Phones and Audio Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.3.6 Use of Office Equipment and Supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.3.7 Firm Web Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.3.8 Internet E-mail Address. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.3.9 Suggestions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Part 4 Hours of Work. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 1.4.1 Office Hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 1.4.2 Time Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 1.4.3 Absence and Tardiness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 1.4.4 Office Closings and Inclement Weather . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.4.5 Daily Notice of Arrival and Departure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.4.6 Lunch Hour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.4.7 Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.4.8 Alternative Work Schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 1.4.9 Telework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 1.4.10 Adjustment of Workload . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 APPENDIX 1.4.2 Periodic Time Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Part 5 Compensation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.5.1 Salary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.5.2 Salary Confidentiality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.5.3 Salary Review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.5.4 Merit Raises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.5.5 Overtime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1.5.6 Bonuses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.5.7 Gratuities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.5.8 Expense Reimbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.5.9 Paydays. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.5.10 Salary Advances and Loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 1.5.11 Employee Payroll Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 1.5.12 Deductions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 1.5.13 Annual Payroll Returns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Part 6 Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 1.6.1 Workers Compensation Insurance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 1.6.2 Health Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 1.6.3 Educational and Professional Advancement . . . . . . . . . . . . . . . 31 Part 7 Holidays, Vacations, Sick Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 1.7.1 Religious Observances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 1.7.2 Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 1.7.3 Jury Duty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1.7.4 Personal Time Off. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1.7.5 Vacation Accrual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1.7.6 Vacation Scheduling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1.7.7 Holiday Falling During an Employees Vacation . . . . . . . . . . . 34 1.7.8 Leave of Absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 1.7.9 Minor Illness or Injury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 1.7.10 Sick Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 1.7.11 Notification of Illness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 1.7.12 Long-Term Illness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 1.7.13 Discharge Due to Illness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 SECTION TWO Office Structure Part 1 Job Descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 2.1.1 Receptionist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 APPENDIX 2.1 Sample Job Description Questionnaire. . . . . . . . . . . . 40 APPENDIX 2.1.1 Sample Job Description for Receptionist. . . . . . . . . 42 Part 2 Office Structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 2.2.1 Office Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 2.2.2 Reception Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 2.2.3 Coffee Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 2.2.4 Library. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 2.2.5 Mail Pickup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 2.2.6 Building Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 2.2.7 Building Passes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 2.2.8 Office Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 2.2.9 Parking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 APPENDIX 2.2.1 Office Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 APPENDIX 2.2.6 Building Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Part 3 Supplies and Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 2.3.1 Office Supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 2.3.2 Office Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 2.3.3 Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 2.3.4 Copier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 2.3.5 Copy Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 SECTION THREE Office Procedures Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.1.1 Office Opening Procedure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.1.2 Office Closing Procedure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.1.3 Office Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.1.4 Office Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.1.5 Office Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.1.6 Shredding Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Part 2 Injury, Emergency, or Disaster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3.2.1 Work Injuries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3.2.2 Disaster Recovery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Part 3 Representing the Firm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 3.3.1 Greeting Clients and Visitors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 3.3.2 Client Confidentiality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 3.3.3 Telephone Answering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 APPENDIX 3.3.3 Telephone Message Slip Form . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Part 4 Representing Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 3.4.1 Referral of Cases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 3.4.2 Referral of Cases Due to Lawyer Illness, Unavailability, or Emergency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 3.4.3 Engagement, Confirmation, Disengagement, and Non-engagement Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 APPENDIX 3.4.2 A Solo Practitioners Partnership Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Part 5 Office Filing System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.5.1 Telephone and E-mail List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.5.2 File Numbering and Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 3.5.3 File Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 3.5.4 File Labeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 3.5.5 Special Categories of Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 3.5.6 New File Opening Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 3.5.7 Conflicts File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 3.5.8 Use of Conflicts File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 3.5.9 Locations of the Conflicts File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 3.5.10 Responsibility for Maintenance of the Conflicts File . . . . . . . . 73 3.5.11 Closing Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 3.5.12 Closing Electronic Client Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 3.5.13 Transfer of Client Files Out of the Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 3.5.14 Opinion File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 3.5.15 Fee Agreement File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 3.5.16 Miscellaneous File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 APPENDIX 3.5.2 Alphanumeric File System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 APPENDIX 3.5.6 Client Data Sheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 APPENDIX 3.5.7 Conflicts File Memorandum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 APPENDIX 3.5.11 File Retention Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 APPENDIX 3.5.12 Retention of Electronic Records . . . . . . . . . . . . . . . 84 Part 6 Docket Control System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 3.6.1 Calendaring Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 3.6.2 Items to Calendar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 3.6.3 Follow-up Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 3.6.4 Responsible Parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 APPENDIX 3.6.1 Office Docket Control System . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Part 7 Communications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 3.7.1 Telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 3.7.2 Faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 3.7.3 E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 3.7.4 Regular Mail Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 3.7.5 Express Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 3.7.6 Messenger Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 3.7.7 Postal ZIP Codes and Abbreviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 3.7.8 Document Search Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 APPENDIX 3.7.4A Receipt for Certified Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 APPENDIX 3.7.4B Express Mail Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 APPENDIX 3.7.5 Federal Express Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 APPENDIX 3.7.6A Sample Court Transmittal Letter . . . . . . . . . . . . . 101 APPENDIX 3.7.6B Delivery Service Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 APPENDIX 3.7.7 US Postal Service (USPS) State and Canadian Province Abbreviations . . . . . . . . . . . . . 103 Part 8 Finance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 3.8.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 3.8.2 Timekeeping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 3.8.3 Posting Defined . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 3.8.4 Billing Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 3.8.5 Client Costs Advanced . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 3.8.6 Fax Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 3.8.7 Copying Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 3.8.8 Postage and Delivery Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 3.8.9 Messenger and Delivery Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 3.8.10 Client Trust Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 3.8.11 Client Noncash Assets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 3.8.12 Reimbursement Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 3.8.13 Petty Cash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 3.8.14 Miscellaneous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 APPENDIX 3.8.4 Billing Protocols. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 APPENDIX 3.8.6 Outgoing Fax Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 APPENDIX 3.8.11 Trust Account Protocols. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 APPENDIX 3.8.13 Cost Account/Petty Cash Report. . . . . . . . . . . . . 112 SECTION FOUR Office Format and Sample Forms Part 1 Format. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 4.1.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 4.1.2 Quotations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 4.1.3 Paragraph Numbering and Outlining . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 4.1.4 Confusing Dictation, Word Division, and Hyphenated Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 4.1.5 Abbreviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 4.1.6 Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 4.1.7 Memoranda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 4.1.8 Pleadings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 4.1.9 Other Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Part 2 Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 4.2.1 Sample Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 4.2.2 Computer Form Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 4.2.3 Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 FX ~ L d k "gnD 18 I!T"[""'''Z((())Y)a))w----..5..00071ͼ&h>T56CJOJQJ\]^JaJ h>T6CJOJQJ]^JaJh>TCJOJQJ^JaJ h>T5CJOJQJ\^JaJ#h>Th>TCJOJQJ\^JaJh>TCJ,OJQJ^JaJ,#h>Th>T5CJ,OJQJ^JaJ,6FGWX3 ~ 9 J K L X c d k 5 F 7$8$H$gd>TVnfgn;hDbg,  7$8$H$gd>T r8Hz018uCI l 7$8$H$gd>T I!!"S"T"[""###U$$%i%%/&&&d''''''''Z( 7$8$H$gd>TZ(()Y)Z)a))8**+s++=,, -w---...5../f//900000 7$8$H$gd>T0007111Z22$33333[44440555N66667v778E8 7$8$H$gd>T713334405N6]6667889 9v9????.@=@@@@@'A.AA C/CrCyCCGGTGdGGGGHMH]HHHIIINNBOQOOOOO;PkPrPPTT U8VVVͫ h>T6CJOJQJ]^JaJ h>T6CJOJQJ]^JaJ h>T5CJOJQJ\^JaJ&h>T56CJOJQJ\]^JaJh>TCJOJQJ^JaJCE88899 9v99,:::Y;;<<<.===O>>???.@@@&A'A 7$8$H$gd>T'A.AAAXBB CqCrCyCCMDD&EEEMFFGTGGGMHHHIIII 7$8$H$gd>TIIZJJ"KKKHLLL\MMNNNBOOO;PTR5RRR`SS.TTTT UlUU7V8VVVV 7$8$H$gd>TVVh>T50P:p>T/ =!"#$% @@@ NormalCJ_HaJmH sH tH DA@D Default Paragraph FontRi@R  Table Normal4 l4a (k@(No ListNtFGWX3   ~9JKLXcdk5Fnfgn;  h D  b  g , r8Hz018uCIlIST[Ui/dZ !Y!Z!a!!8""#s##=$$ %w%%-&.&5&&'f''9(((((((7)))Z**$+++++[,,,,0---N..../v//0E00011 1v11,222Y33444.555O66777.888&9'9.999X:: ;q;r;y;;M<<&===M>>?T???M@@@AAAAAZBB"CCCHDDD\EEFFFBGGG;H>?T???M@@@AAAAZBB"CCCHDDD\EEFFFBGGG;HJHkHrHHMIIJ5JJJ`KK.LLL MlMM8NNNI0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0K0I0K0I0I0I0I0I0I0I0I0I0K0I0K0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0K0I0K0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0I0K0I0K0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0K0I0I0I0I0K0K0I0I0I0K0I0I0I0K0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0K0K0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0K0K0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0I0K0I0I0I0I0K0I0]"71VV,49  Z(0E8'AIRV-/01235678V. ##teq#$#4#v!##$1q#d$#$#LI#ts%%%%@@@@@@@N  %%%%@@@@@@@N  =*urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags PlaceType= *urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags PlaceNameB*urn:schemas-microsoft-com:office:smarttagscountry-region9 *urn:schemas-microsoft-com:office:smarttagsplace:*urn:schemas-microsoft-com:office:smarttagsStreet;*urn:schemas-microsoft-com:office:smarttagsaddress \ҡ   jEqENX.2HOn z x 2>dlD ~##))"/(///E0H01 177L8W8y;;n@t@FGGGSI^IM#M8N>NN33333333333333333333333333333333333GVW  IKbcnnef /0RSY!Z!,&-&((((++,,--..//11%9&9::p;q;AA;H=HiHjHLL6N7NNNNN>T@ ;NP@UnknownG: Times New Roman5Symbol3& : Arial5 FuturaCPalatino-BoldEPalatino-RomanGPalatino-ItalicOPalatino-BoldItalic"qhڲFڲF B( B($24NN2HX)?>T2ELaw Office Procedures Manual for Solos and Small Firms, Third Edition tom.harrison tom.harrisonOh+'0 $8 P\ |  HLaw Office Procedures Manual for Solos and Small Firms, Third Editiontom.harrison Normal.dottom.harrison1Microsoft Office Word@Ik@ 堁Z@. Z B՜.+,0< hp  Dolan Media Company(N FLaw Office Procedures Manual for Solos and Small Firms, Third Edition Title  !"#$%&'()*+,-./0123456789:<=>?@ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ[\]^_`abcefghijkmnopqrsvRoot Entry FO/Zx1Table; PWordDocument7tSummaryInformation(dDocumentSummaryInformation8lCompObjq  FMicrosoft Office Word Document MSWordDocWord.Document.89qRoot Entry F`$n~@1Table; PWordDocument7tSummaryInformation(d  !"#$%&'()*+,-./0123456789:<=>?@ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ[\]^_`abcefghijk}|4 $, DocumentSummaryInformation8CompObjq  FMicrosoft Office Word Document MSWordDocWord.Document.89q՜.+,D՜.+,< hp  Dolan Media Company(N FLaw Office Procedures Manual for Solos and Small Firms, Third Edition Title